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2013年6月23日 (日)

売上金不正

現金不足を放置しておくと往々にして、従業員による大金持ち逃げ事件に発展しやすい。現金不足が発生時は、原因を特定し、対策を講じる。

スタッフを最初から疑ってかかるのではなく、盗難が起こらないような仕組みと、万が一起きたときの対応策を考えておく。

現金不足時は、まずすぐに従業員全員に告知する。従業員を集めて身体検査など、大騒ぎだけでは、効果は薄い。現金を着服する人間は様々な策を弄する。誰かが目撃していない限り、犯行の立証も難しい。

現金不足に気付いていることを、従業員に伝え、不正は絶対許されない行為であることを全員に浸透させる。シフト表と付き合わせれば、犯人の目星は付くから、理由を作って従業員全員と面談し、目星をつけた人に、現金不足の話をするのも手だ。

現金の着服は、店がきちっと現金管理のルールを作っていれば、ある程度は防げる。売上金着服の常套手段は、伝票を抜き、その分の現金をレジから取ることだが、伝票に通し番号があるとやりにくくなる。「売り上げは絶対ごまかさない」という意思表示にもなる。

レジに関しては、信頼がおける数人のベテランスタッフにだけお金を管理する権利を与える体制が望ましい。1人だけに任せるのではなく、相互チェック機能を持たせる。過不足金がないかをチェックし、毎日報告させる。常に目を光らせて管理していることを従業員に伝えることで、「魔がさす」こともなくなり、犯罪の予防になる。

従業員の着服は、経営者を見ていた従業員のモラール低下から起こりやすく、経営者自身が普段から金銭管理に厳しければ、従業員も盗む気が起こらない。

様々な対策を試みても盗難が減らない場合は、どうするか。その場合は店の中だけで穏便に済ませず、警察に連絡して調査を依頼する。

目星がついていれば、その従業員に因果を含めて、店を辞めてもらうしかない。注意をしても現金不足がなくならないとしたら、着服がクセになっている可能性が高い。店を辞めてもらう時は、担当の時間帯に現金不足が多発していることを話し、「ちょっとミスが多過ぎるから」と話せば、相手は察する。これまでの不足金は、退職金代わりに弁償しなくていいと譲歩すれば、穏便に解決するものだ。

現金商売である以上、従業員に誘惑はつきもの。隙が盗難を働かせてしまったとすればお互いに不幸だ。きちんとした現金管理の仕組みを作るべき。

職務分掌を徹底する。

経理担当者が1人しかいない時には、経理担当者に銀行印を預けるのではなく、社長の片腕たる取締役などに押印させるなどの工夫をする。1つの事項に対して2人以上の従業員をかかわらせる職務分掌は不正を防止する手段として有効。

売掛金管理を徹底する。

売上代金を着服するという不正は、経理担当者だけでなく営業担当者も行うことができる不正。こうした不正を防止するためには領収書管理と滞留債権管理を徹底することが有効。回収期限が到来しても入金されてこない売掛金を適時に把握し顧客に督促を行うような管理体制を構築しておけば、売上代金の着服が発見される確率が高くなるため、不正の発生率は低下します。定期的に顧客に対し売掛債権の確認作業を行うことなども不正防止に有効な手段。

支払稟議体制を確立する。

支払稟議体制が確立していない場合には、個人的な支出を経費として従業員が請求したり、架空の請求書を作成して会社に請求したりということがあります。経費の事前申請制度や支払報告書による承認制度を確立して、上司による承認を徹底させ、業務に必要な経費かどうかを組織的に判断するような体制を作り運用することが有効。

一定額以上の現金は会社に保管しない。

多店舗展開している小売店など現金を扱うことが多い会社では、特に現金は定期的に銀行へ預け入れることを徹底する必要があります。レジシートと現金との照合作業を店舗において行わせ、レジシートを本社に送らせる。翌日には前日の売上を現金入金させる。本社ではレジシートと預金入金額との照合作業を行う。本社においても従業員が申請する経費精算などで銀行振込を利用するといった方法を採用することにより手持現金残高を可能な限り小額に抑え、盗難や不正などのリスクを極小化する。

内部管理体制を構築は会社の事業内容に応じた工夫をしていく。

経営者にも責任がある

 
従業員に不正を起こさせないシステムを作り上げることは、経営者の義務。


内部統制制度の確立。 


従業員不正の主な手口①レジ現金、備品、商品等を盗む、②売上記録抹消又は売上過少記帳し差額着服、

③経 費水増し請求、仮払金私的転用、④にせ領収書発行、架空貸倒処理で代金着服、

⑤月中で一部預入金し月末でつじつま合わせ、⑥虚偽経費支払、水増し請求書支払いなど。 

 

不正調査と処分①「不正の範囲・規模予測→書類・会計記録等客観証拠収集→

他人から情報収集し書面 化・署名→十分な客観証拠を元に本人面談

→自白聴取し内容書面化・署名入手」の手順。 

②社内処分は「けん責、減給、出勤停止、諭旨解雇、懲戒解雇」、法的には「刑事・民 事訴訟」。 

 

内部統制確立①職務分掌の徹底:1つの職務を2名以上に分掌し不正防 止。

「営業と請求書作成・発送」、「発注と支払」、「現金管理と経理」。 

②定期的な人事異動:不正がいずれ発覚する様に牽制、長期休暇も有効。 

③売掛金管理を徹底:売上代金着服等の不正防止には、領収書管理と滞留債権管理の徹底が重要。

滞留債権督促ル-ルの徹底、定期的な売掛金残高確認を行う。 

④支払稟議体制の確立:経費事前承認制度や支払報告書による承認など上司による承認制を徹底。 

⑤一定額以上の現金は会社に保管せず:不正防止の為、売上代金は定期的に銀行預入、 

手持現金は一定額のみ保管。レジシ-トは各店舗で毎日現金と照合、本社は預入 金と

各店舗レジシ-トの照合チェックをする。 

 

各業務活動における内部統制。 

①現金取扱者と仮払申請書の承認者を分ける、②定期的な現金実査と上 司チェック、

③小切手取扱者と小切手押印者を分ける、④未使用小切手帳・印鑑等は厳 重保管、

⑤受取手形・支払手形記入帳を作成し上司が承認、⑥書き損じ手形・小切手は 保管、

⑦定期的に当座照合表を入手、当座勘定差異調整表を作成、⑧売掛金回収は銀行 振込を原則、

⑨連番の自社専用領収書を作成し厳重管理する。 

 

誰が原因で違算があったか特定できないケース・・・その損害分、時給を低めに設定(あるいは昇給に制約を設ける)するほうが良い。弁償させるのではなく、計算が合わないことが多い場合は、昇給を見合わせるようにしたほうが良い。解雇を求めることはその従業員と特定できなければ無理。特定できても、一定の段階を踏む必要はある。

違算の原因となる従業員が特定できたケース・・・弁償を求めれるのは、割合的な部分になる。会社と従業員とで責任を割り振ることになる。解雇するには解雇予告は必要ですし、数回のミスでは無理。限度を超えれば解雇できる。故意があれば窃盗ですので、即解雇も考えれる(このときは労基署に届出)

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